Buongiorno come stai?
Ti sei trovato bene con i suggerimenti che ti ho lasciato l’ultima volta? Come abbiamo visto nei quattro quadranti della matrice di Eisenhower, ogni cosa, se suddivisa per priorità e urgenza, appare ai nostri occhi molto più semplice da gestire.
Oggi ci occuperemo di quelle azioni urgenti, poco importanti, con cui ci siamo salutati la scorsa settimana.
Per l’occasione, ho deciso di chiamare questa s-malattia “leva sfere”, come l’attrezzo utilizzato dagli orologiai per rimuovere le lancette. Questo perché se utilizzati bene, gli strumenti che ti darò tra poco ti aiuteranno a plasmare il tempo, proprio come si fa con le lancette.
I compiti urgenti ma poco importanti sono quelli che spesso, paradossalmente, portano via più tempo. Innanzitutto bisogna decidere se delegare qualcuno o meno.
Nel primo caso, bisogna capire a chi affidare il compito, spiegarglielo e tornare in un secondo momento a verificare ciò che è stato fatto.
In caso contrario, è necessario trovare il momento ideale, per onorare l’impegno preso, incastrandolo insieme a tutti gli altri.
Entrambi i casi, richiedono un dispendio di energie organizzative e strategiche non indifferente. Come riuscire quindi a divincolarci da questo ostacolo e dormire sogni sereni?
Poniamo il caso che abbiamo deciso di muoverci in autonomia. La prima cosa importante da fare, è prenderci un minuto per immaginare l’azione che dobbiamo svolgere.
Cosa ci serve per portarla a termine? Ci potrebbero essere delle incognite? Quali sono? È possibile liberarsene? Come? Avere ben chiara la situazione è la cosa che ci permetterà di risparmiare tempo in corso d’opera. Evitando d’interromperci per “reagire” ai possibili inghippi, poiché li avevamo già preventivati prima.
La seconda cosa da fare invece, è capire come prevenire questo tipo d’impegni, senza aspettare di farli diventare nuovamente impellenti. Quindi ti chiedo: Questo compito, avresti potuto programmarlo precedentemente? Esiste un modo per automatizzarlo? Nel caso di un pagamento, dell’invio di una mail, o la pubblicazione di un post, ci sono molte app, siti e software, che ci permettono di programmare anticipatamente azioni di questo tipo. La mansione che devi svolgere è divisibile in più step? Ad esempio, facciamo finta che tra tre giorni devi inviare una mail con dentro dei documenti. Calcoliamo che tra la ricerca dei documenti e la stesura del testo, ci vorranno circa 45 minuti. Aggiungo un terzo del tempo, in caso d’imprevisto. Ora posso suddividere il compito. Conscia del fatto che se gestirmi 60 minuti in una giornata diventa impegnativo, 20 minuti al giorno, per tre giorni, riesco a ricavarli molto più facilmente, evitando così di arrivare all’ultimo con molte cose da fare.
Ovviamente questi sono tutti casi di lavori già prestabiliti. Nel caso vi fosse affidato un incarico inaspettato allora, bisogna capire se è possibile assolverlo in parte mentre si sta facendo un’altra attività. Spesso io stessa registro note audio, con possibili idee, mentre sto passeggiando. Oppure salvo dei link interessanti, che poi leggerò la sera intanto che aspetto che cuoce la pasta. Non sempre è possibile farlo, ma con un pizzico di creatività e organizzazione, anche i contrattempi si possono affrontare serenamente.
Oggi mi sono volutamente focalizzata nei casi in cui si decide di non delegare un compito. A volte risulta molto più facile fare le cose da soli, senza dover in primis scegliere a chi dare l’incarico, fornire le istruzioni e poi tornare in un secondo momento a verificare. A meno che non si decida di fare qualcosa di diverso da “delegare”, ovvero affidarsi. Questo richiede un salto emotivo diverso, da quello che ci serve nel richiedere uno sforzo in più a noi stessi. Poiché usciamo da ciò che possiamo controllare con la nostra persona e ci addentriamo nell’incognita bellezza, di chiedere a qualcun’altro di fare qualcosa per noi.
Ma di questo, ne parleremo nella prossima s-malattia. Mi auguro che tu possa gestire al meglio il tuo tempo con queste nuove soluzioni.
Ricordati sempre che…
A volte basta solo un primo passo per cambiare il mondo,
ma per rivoluzionarlo davvero, non può restare il solo.
